travelcontrol-avg-ritregistratie

AVG en automatische rittenregistratie

Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, dient er extra zorgvuldig met de gegevens, die een rittenregistratiesysteem opslaat, om worden gegaan. Kies daarom voor TravelControl, want dit ritregistratiesysteem is 100% AVG-proof! In dit blog leest u er alles over.

Voorkom bijtelling door kilometerregistratie

Werknemers of ZZP’ers die een bedrijfsauto hebben, kunnen bijtelling voorkomen. Hiervoor is een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst nodig. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat de chauffeur niet meer dan 500 kilometer per jaar met de zakelijke auto rijdt. Dit moet u als bedrijf achteraf kunnen aantonen bij de Belastingdienst.

Verzamelen van persoonsgegevens

TravelControl biedt een volautomatisch ritregistratiesysteem aan, waardoor u altijd een sluitende kilometerregistratie kunt overleggen. TravelControl werkt zonder internet, is daardoor veilig en voldoet aan alle eisen van de privacy wetgeving. TravelControl legt een aantal persoon gerelateerde gegevens vast, zoals:

  • Naam van de chauffeur
  • Vertrek- en aankomsttijden
  • Begin- en eindkilometerstanden
  • Afgelegde kilometers
  • Gereden routes
  • Reistijden
  • Snelheden
  • Stoptijden/werktijden
  • Stoptijden met contact aan
  • Type van de rit (dienst, woon-werk of privé)
  • Bezoekadres (plaatsnaam, straat, postcode)
  • In- en uitschakelmomenten van aangesloten contacten, zoals deurcontact of alarm
  • Bij de GSM-uitvoering kunt u ook de realtime positie van het voertuig zien, schakelingen in het voertuig vanaf uw computer bedienen en de kaart bekijken met de posities van de bedrijfsauto.

Indien de privéknop wordt bediend, dan worden alleen de datum en de afstand bewaard. De volgende gegevens worden in deze modus verwijderd:

  • Bestemmingen
  • Routes
  • Tijden

Let op: het is de plicht van de werkgever om de werknemer te informeren over welke gegevens er verzameld worden, wie die data kan inzien en voor welke doeleinden de data gebruikt worden. Deze informatie dient in een apart document of in het contract van de werknemer met een bedrijfswagen te worden vermeld.

Beveiliging van persoonsgegevens

Vervolgens dient de informatie die u verzamelt via het ritregistratiesysteem goed beveiligd te worden. De gegevens mogen bijvoorbeeld niet via een onbeveiligde WiFi-verbinding verstuurd worden en de gegevens mogen niet volledig zichtbaar zijn voor derden. Wij maken het u gemakkelijk, want TravelControl voldoet volledig aan de nieuwe AVG-eisen:

  • Het systeem werkt zonder internet.
  • De software is uitsluitend op uw eigen (beveiligde) computer of server geïnstalleerd.
  • Het product Professional heeft een handmatige uitlezing.
  • Wordt op locatie ingebouwd door onze service-afdeling (dus geen tussenkomst van derden).
  • Voldoet aan de eisen van de Belastingdienst (TravelControl is bij de Belastingdienst zelf in gebruik) en is gecertificeerd.

Contact met TravelControl

Wilt u nog meer weten over TravelControl of heeft u behoefte aan een persoonlijk advies? Neem dan persoonlijk contact met ons op via tel. 088 1301 400 of stuur een mail via de contactpagina.
Desgewenst geven we u een korte presentatie, zodat u precies kunt zien hoe ons ritregistratiesysteem werkt.